4 tipy na poriadok v dokumentoch a v kancelárii

Nezáleží na tom, či pracujete v kancelárii, alebo z dlhodobejšieho homeoffice-u. Všetci sa zhodneme na tom, že organizácia a poriadok sú kľúčové, aby sme sa mohli plnohodnotne sústrediť na prácu.

Realita je však často iná a my tušíme, že archivácia, hoci len bežných dokumentov, musí mať nejaké pravidlá. Avšak… Aj by sme veľmi chceli, dokumenty sa ako naschvál nachádzajú v úplne inom šanóne, než sme tipovali. Označený správnym nápisom je, samozrejme, len v tom lepšom prípade.

Poznáte to i vy? Urobte si raz a navždy poriadok vo svojej kancelárii alebo dokumentoch doma v sekretári. Na konci snaženia čaká uprataná a roztriedená kancelária. Taká, ktorá pracuje pre vás, nie proti vám.

Usporiadajte dokumenty podľa kľúča. Spoznajte kancelárske potreby, ktoré vám môžu pomôcť

Poriadok v kancelárii je stav, ktorý by chceli dosiahnuť všetci. Predsa len platí, že v upratanej a prehľadnej kancelárii sa pracuje efektívnejšie a tiež príjemnejšie. Dokonca i tie pondelkové rána sú znesitelnejšie, keď vás očakáva uprataný stôl a hneď na prvý raz nájdete podklady, ktoré potrebujete.

Ideálny stav, no nie? Vďaka našim tipom a šikovným pomocníkom – kancelárskym potrebám, ho môžete dosiahnuť aj vy.

Bez systému to nepôjde. Aby mala archivácia hlavu a pätu, musíte ho nielen nastoliť, ale aj dodržiavať

Nebaví vás donekonečna sa prehrabávať v papieroch a dokumentoch, ktoré očividne patria do iného zakladača? Nájsť to, čo hľadáte na prvý krát nie je utópia. Skutočne sa to dá, dokonca aj v zdieľanej kancelárii. Potrebujete však nejaký kľúč, podľa ktorého dokumenty usporiadate. Ak ho nájdete, nezabudnite sa oň podeliť so všetkými kolegami, s ktorými sa o kanceláriu delíte. Keď ho budete všetci dodržiavať, je celkom možné, že tento stav môže pretrvávať aj dlhšie a vy bez problémov nájdete do pár sekúnd presne to, čo hľadáte.

Zlaté pravidlo pre archiváciu a poriadok v dokumentoch? Uložte ich podľa dôležitosti a intenzity, s ktorou s nimi pracujete

Toto pravidlo by sme mohli aplikovať na všetky predmety v kancelárii. Všeobecne totiž platí, že to, s čím pracujete najčastejšie, by malo byť k dispozícii najbližšie. Príkladom je aj obľúbené pero, pečiatka či praktické bločky na rýchle poznámky. Všetko, čo používate len minimálne, pokojne odložte do zásuvky. Podobne je to aj so zakladačmi, kartotékou či odkladačmi. Na dosah ruky by mali byť tie, v ktorých listujete denne. Na vrchnejších poličkách, prípadne vzadšie umiestnite tie, ktoré potrebujete len výnimočne.

Bez prehľadného označovania to nepôjde. Spoznajte kancelárske potreby, ktoré vám pomôžu

Triedenie dokumentov do zakladačov podľa farby môže fungovať istú dobu. A v prípade, ak ste v kancelárii len vy sami. V momente, ako na vás číha celé farebné spektrum šanónov alebo nastal čas pre príchod novej kolegyne, tento systém začne zlyhávať. Ideálne preto je, označovať zakladače či priečinky tak, aby bolo ich obsah jasný aj nezainteresovanej osobe. Pomôžu vám farebné štítky a záložky, prípadne etikety, ktoré môžete potlačiť a následne nalepiť na daný odkladač na kancelárskom stole. Ak nemáte po ruke tlačiareň, štítky môžete popísať pomocou farebných rollerov a zvýrazňovačov.

Hrušky k hruškám, jablká k jablkám. Zoraďte dokumenty podľa vzájomného súvisu aj v samotných zakladačoch

Ak poriadku v kancelárii dodáte aj logiku, získate tak usporiadanú kanceláriu, v ktorej je radosť pracovať. Okrem toho, že dokumenty roztriedite do tých správnych zakladačov, môžete zájsť do väčších detailov a urobiť si poriadok aj v samotných šanónoch. Opäť raz vám to ušetrí množstvo času. Pomocnú ruku vám podajú klasické euroobaly a rozraďovače, pomocou ktorých môžete dokumenty usporiadať podľa číselného radu, farieb alebo abecedy. Nájsť hľadané zmluvy, faktúry či iné doklady bude v správne uložených a jasne označených zakladačoch, v ktorých ste skrotili aj vnútorný chaos, naozaj otázka niekoľkých sekúnd.

Vniesli vám naše rady iskierku nádeje, že by aj vo vašej kancelárii, archíve alebo v domácom pracovnom stole mohol zavládnuť poriadok, ktorý má hlavu aj pätu? Veríme, že sa vám ho vďaka nim podarí nastoliť a potom i dodržiavať. Tie hodiny, kým všetko roztriedite, založíte a zaradíte za to skutočne stoja. Zmysluplná archivácia sa odrazí na vašej práci a pomôže zorientovať sa aj vašim kolegom. Stačí už len zaobstarať si šikovné pomôcky a začať.

Potrebujem kancelárske potreby